Transparenzerklärung

Guten Tag und vielen Dank für Ihr Interesse an der GESOBAU Berlin App (fortan nur noch: App). Allein aus Gründen der besseren Lesbarkeit wird – im Rahmen der nachfolgenden Erläuterungen – auf die gleichzeitige Verwendung männlicher und weiblicher und diverser Sprachformen verzichtet. Sämtliche Personenbezeichnungen gelten für alle Geschlechter: m/w/d. Neben diesen und anderen Dingen nehmen wir auch Ihre Rechte auf Privatsphäre, Datenschutz und informationelle Selbstbestimmung sehr ernst. Daher möchten wir Sie über folgendes informieren:

Wer sind wir? Wer ist unser Datenschutzbeauftragter?
GESOBAU AG, Stiftsweg 1, 13187 Berlin, Telefon: (030) 4073-0, Telefax: (030) 4073-1358, vertreten durch die Vorstände Jörg Franzen (Vorstandvorsitzender) und Christian Wilkens. Bei uns ist jeder für das Thema Datenschutz verantwortlich. Zusätzlich haben wir uns entschieden, einen Datenschutzbeauftragten zu bestellen. Sie erreichen ihn wie folgt: Christian Scholtz (LL.M.), WS Datenschutz GmbH, E-Mail: datenschutz@gesobau.de.

Inwieweit nehmen wir auf unsere Mieterdatenschutzerklärung Bezug?
Soweit sich aus der nachfolgenden Erklärung nichts Abweichendes ergibt, entnehmen Sie bitte die Rechtsgrundlage sowie die Speicherungsdauer unserer Mieterdatenschutzerklärung.

Was müssen Sie zur Freiwilligkeit der Nutzung wissen? Welchen Zweck verfolgt die App insgesamt?

1. Zweck der App ist es, einen weiteren Kommunikationskanal zwischen Ihnen und uns zu eröffnen, der die Durchführung des zwischen uns bestehenden Mietverhältnisses betrifft. Soweit sich aus der nachfolgenden Erklärung nichts Abweichendes ergibt, stellt dies den Zweck der jeweils beschrieben Datenverarbeitung dar.
2. Hierbei ist eines wichtig: Die Nutzung der App ist freiwillig. Anders ausgedrückt: Auch wenn Sie die App nicht nutzen, können wir das Mietverhältnis begründen, durchführen und/oder beenden, was auch die Wahrnehmung Ihrer Mieterrechte umfasst. Die App soll die üblichen Kommunikationswege (etwa Telefon, Post, persönliche Vorsprache usw.) nicht ersetzen, sondern allenfalls ergänzen.

Wie werden Ihre personenbezogenen Daten insgesamt verarbeitet?
Falls Sie sich entscheiden, die App zu nutzen, stellt sich der Verarbeitungsablauf in aller Regel wie folgt dar:

1. Download der App (vgl. „Wie verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten beim Download der App?“)
2. Registrierung (vgl. „Wie verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten bei Registrierung im Zusammenhang mit der App?“)
3. Anmeldung und Nutzung, insbesondere Schadensmeldungen (vgl. „Wie verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten bei Anmeldung und anschließender Nutzung der App?“, „Wie verarbeiten wir Ihre Daten im Zusammenhang mit Schadensmeldungen?“)
4. Beendigung der Nutzung (vgl. „Wie verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten bei Nutzungsende?“)

Wie verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten beim Download der App?

1. Zum Herunterladen der App suchen Sie ihren jeweiligen App-Store auf, wählen unsere App aus und lösen den Download aus. Hierbei werden die hierfür erforderlichen Daten an den App-Store übertragen: Benutzername, E-Mail-Adresse zu Ihrem Account, Zeitpunkt des Downloads und die individuelle Gerätekennziffer (UUID). Wir steuern diese Verarbeitung nur soweit, wie es für den Download auf Ihrem Endgerät erforderlich ist. Für die übrigen Datenverarbeitungsvorgänge bitten wir Sie die Datenschutzerklärung des Anbieters des App-Stores zu lesen.
2. Rechtsgrundlage ist Artikel 6 Absatz 1 Satz 1 lit. b DSGVO.

Wie verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten bei Registrierung im Zusammenhang mit der App?

1. Nach Download der App, können Sie sie über Ihr Endgerät aufrufen. Dann werden Sie aufgefordert, Ihre Mietvertragsnummer, den Mietvertragsbeginn sowie Ihren Vor- und Nachnamen anzugeben. Ferner legen Sie ein individuelles Passwort fest. Zur Bestätigung Ihrer Eingaben und Ihrer Identität erhalten Sie eine E-Mail, in der Sie auf einen Link klicken und damit den Registrierungsprozess abschließen.
2. Zweck dieser Verarbeitung ist die sichere Einrichtung Ihrer App. Insbesondere stellen wir sicher, dass nur Sie als verifizierter Mieter die Möglichkeit erhalten, über die App auf Ihre Mietvertragsdaten zuzugreifen und mit uns zu kommunizieren. Spiegelbildlich verhindern wir dadurch die missbräuchliche Nutzung durch Dritte.
3. Rechtsgrundlage ist insoweit Artikel 6 Absatz 1 Satz 1 lit. c DSGVO i.V.m. Artikel 5 Absatz 1 lit. a DSGVO i.V.m. Artikel 32 DSGVO. Wir speichern diese Daten i.d.R. zu Nachweiszwecken bis zum 31. Dezember des dritten Kalenderjahres, das auf das Jahr folgt, in dem Sie die Nutzung der App beendet haben. Denn dann endet i.d.R. die Verjährungsfrist für zivilrechtliche Schadenersatzforderungen wegen der Verletzung datenschutzrechtlicher Vorschriften.

Wie verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten bei Anmeldung und anschließender Nutzung der App?

1. Zunächst verarbeiten wir Ihre Daten während Ihrer rein informatorischen Nutzung der App, um die komfortable Nutzung der Funktionen zu ermöglichen. Das sind personenbezogene Daten, deren Verarbeitung technisch erforderlich ist, um Ihnen die Funktionen unserer mobilen App anzubieten und die Stabilität und Sicherheit zu gewährleisten: IP-Adresse, Datum und Uhrzeit der Anfrage, Zeitzonendifferenz zur Greenwich Mean Time (GMT), Inhalt der Anforderung (konkrete Seite), Zugriffsstatus/HTTP-Statuscode, jeweils übertragene Datenmenge, Website, von der die Anforderung kommt, Browser, Betriebssystem und dessen Oberfläche, Sprache und Version der Browsersoftware.
   
   Für die Dauer der aktiven Nutzung der App wird ein Session-Cookie auf dem Endgerät gespeichert, welcher einen Bezug zur aktuellen Server-Session herstellt. Dieser wird mit dem Schließen der App gelöscht.
2. Abseits der rein informatorischen Nutzung können Sie innerhalb der App spezifische Bereiche ansteuern und dort Eingaben und Handlungen ausführen. Wir verarbeiten insoweit die Daten über Ihre Eingaben und Handlungen, soweit dies erforderlich ist, um Ihre Eingaben und Handlungen umzusetzen. Dies betrifft die folgenden Bereiche:
   1. „Mein Benutzerkonto“ (auch zu Erreichen über das kleine Menschensymbol). Über diesen Menüpunkt stehen Ihnen mehrere Funktionen zur Verfügung. Dies betrifft folgende Funktionen: Sie können Ihre Vertrags- und Kontaktdaten einsehen und ändern; gleiches gilt für Ihre Verifikations-E-Mail-Adresse und das ausgewählte Kennwort. Ferner können Sie auslösen, dass Sie über Neuigkeiten zu Ihren Anliegen per E-Mail und/oder Push-Nachricht benachrichtigt werden. Schlussendlich können Sie rechtliche Informationen einsehen,
   2. „Mein Mietvertrag“. Über diesen Menüpunkt können Sie Daten zum Mietvertrag, die Zusammensetzung der Miete und ihrer Bankverbindung einsehen, Unterlagen zum Mietvertrag anfordern und die Kontaktpersonen der GESOBAU AG aufrufen.
   3. „Meine Anliegen“. Über diesen Menüpunkt erhalten Sie einen Überblick der angelegten Schadensmeldungen zu Ihrem Mietvertragsverhältnisses und Ihrer über die App gemeldeten Anliegen zum Mietverhältnis. Zusätzlich können Sie aus dieser Übersicht heraus ein „Anliegen“ (vgl. „Wie verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten bei Meldung eines Anliegens?“) und/oder einen Schaden (vgl. „Wie verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten im Zusammenhang mit Schadensmeldungen?“) melden.
   4. „Meine Verbräuche“. Über diesen Menüpunkt können Sie Ihre Verbräuche der letzten drei Monate einsehen, insbesondere Daten zu Ihrem Warm- und Kaltwasserverbrauch sowie zum Heizungsverbrauch einsehen (Voraussetzung hierfür ist, dass Ihre Wohnung über funkbasierte Messtechnik verfügt).

Wie verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten bei Meldung eines Anliegens?

1. Hier ergänzen wir unsere Ausführungen unter „Wie verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten bei Anmeldung und anschließender Nutzung der App?“ und dort Absatz 2 Ziffer 3. Hier besteht die Möglichkeit, dass Sie ein Anliegen (keinen Schaden, vgl. dazu aber unsere Ausführungen unter „Wie verarbeiten wir Ihre Daten im Zusammenhang mit Schadensmeldungen?“) melden. Dafür wählen Sie den Menüpunkt „Meine Anliegen -> Anliegen melden“. Die dort von Ihnen übermittelten Daten, nutzen wir, um Ihr Anliegen prüfen und bearbeiten zu können.
2. Im Zusammenhang mit der Meldung eines Anliegens verarbeiten wir folgende Daten von Ihnen: Abrufstatus Mietwohnung, Kaution, Mietkonto, Ergebnis der letzten Nebenkostenabrechnung, Änderungsmitteilung bzgl. der Vertrags- und Kontaktdaten, Antragsdaten für einen Stellplatz, Fotografien, sowie Kommunikationsdaten über sonstige Anfragen Ihrerseits (Abfordern von Kopien).
3. Insbesondere beim Upload von Fotografien bitten wir Sie, darauf zu achten, nicht die Persönlichkeitsrechte von Personen zu verletzen (z.B. Recht am eigenen Bild).

Wie verarbeiten wir Ihre Daten im Zusammenhang mit Schadensmeldungen?

1. Hier ergänzen wir unsere Ausführungen unter „Wie verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten bei Anmeldung und anschließender Nutzung der App?“ und dort Absatz 2 Ziffer 3. Hier besteht die Möglichkeit, dass Sie uns Schäden oder Funktionsstörungen melden. Dafür wählen Sie den Menüpunkt „Meine Anliegen -> Schaden melden“. Die dort von Ihnen übermittelten Daten, nutzen wir, um den Schaden begutachten und beseitigen zu können.
2. Im Zusammenhang mit der Schadensmeldung verarbeiten wir insbesondere folgende Daten von Ihnen: Schadensort (Auswahl „Küche“, „Bad“, „Gäste-WC“, „im sonstigen Wohnraum“, „außerhalb der Wohnung“), das beschädigte Objekt, Status Schadensbild, Fotografien, Anmerkungen (etwa für Terminvorschläge).
3. Insbesondere beim Upload von Fotografien bitten wir Sie, darauf zu achten, nicht die Persönlichkeitsrechte von Personen zu verletzen (z.B. Recht am eigenen Bild).

Welche Rechte haben Sie?
Sie haben einige Rechte. Sie haben das Recht auf Auskunft über die zu Ihrer Person verarbeiteten personenbezogenen Daten sowie auf Berichtigung oder Löschung, auf Einschränkung der Verarbeitung, auf Widerspruch gegen die Verarbeitung sowie auf Datenübertragbarkeit. Ferner haben Sie die Möglichkeit, sich über uns bei der für uns zuständigen Aufsichtsbehörde zu beschweren. Höflich weisen wir darauf hin, dass diese Rechte ggf. an Voraussetzungen geknüpft sind, auf deren Vorliegen wir bestehen werden.